中国民航飞行学院档案管理工作规范

第一章  总则

1.1  为了加强学院档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、训练和各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》）及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（以下简称《规范》）和上级主管部门的有关规定，结合学院实际情况，制定本规范：

1.2  学院档案是指在教学、科研、训练、党政管理和其它工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物材料和电子文件材料。

1.3  学院档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

1.4  档案工作必须做到“三纳入”“四同步”：纳入学院、分院、公司、航站规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；处级以上单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要同步布置、检查、总结、验收档案工作。对文件材料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位的目标管理和有关人员的工作职责；严格实行部门和科研课题组立卷归档制度。

第二章  管理体制与任务

2.1  学院分工一名副院长管理档案工作；各分院、公司、航站、二级学院、厂、部、室、局、馆、中心、等处级以上单位分工一名负责人分管本单位档案工作，根据需要设1－2专职或兼职档案工作人员，负责本单位档案收集、整理和移交工作（分院、公司、航站成独立全宗集中统一保管档案），把档案工作纳入以上相应人职责范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。

2.2  学院档案馆（科），隶属院办公室；是学院档案工作的职能部门，也是永久保存和提供利用档案的机构，对全院档案管理工作统筹规划、组织、协调、统一制度，并实行监督和指导。各分院、公司、航站，设立档案室隶属于相应的办公室，业务上接受院部档案馆（科）指导。

2.3  院部档案馆（科）、分院、航站档案室的基本任务是：

2.3.1  贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案管理工作；

2.3.2  拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

2.3.3  接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料；

2.3.4  编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

2.3.5  组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

2.3.6  开展档案的开发和利用工作；

2.3.7  开展学院档案工作人员的业务培训；

2.3.8  利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

2.3.9  开展国内外档案学术研究和交流活动。

2.4  学院档案工作人员（含兼职人员），应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

2.5  专职档案工作人员，实行专业技术职务制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章  文件材料的形成与归档

3.1  实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像、（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

3.2  文件材料的收集、积累

3.2.1  各部门兼职档案员要做好平时文件材料的收集、积累工作。收集、积累工作是档案的基础工作，直接制约学院档案的归档率、完整率、合格率。

3.2.2  建立预立卷制度。在分管领导的指导下，各部门兼职档案员应根据本单位工作的实际需要设立“归档类目袋（盒）”，将办理完毕的文件材料分发文、收文两个登记本进行登记后，装入相应的袋（盒）中，做到产生一件，收集一件，分类存放，保管有序。在归档时期内，按归档要求，进行整理立卷，经部门、课题组负责人审查合格后及时归档。

3.2.3  文件材料的归档范围

根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的具体要求，学院、分院、公司、航站及下属各职能部门在教学、科研、训练、管理工作、公务活动中形成的：1.工作计划、工作总结、会议决定、纪要、决议；2.工作中的请示、报告、批复、通知、通报，各种上报材料；3.各类统计、报表、凭证，各种合同、协议、协定；4.重要会议、重大事件、突发事件的材料；5.购置房产、地产、设备的产权证、使用证及文字材料；6.教学、训练、科研、基建等工作中各阶段的材料；7.各种出版物。

以上各类型材料，除纸质的文字、图表、各种声像材料、实物外还包括各种电子文件应同时归档。（详细内容参见《规范》中各类档案归档范围及各业务部门归档范围的具体文件）。不归档的材料范围，应严格按照《规范》中的具体规定执行。

3.3  归档要求

3.3.1  归档材料，必须完整、准确、系统，能反映其工作活动的真实内容和全过程。

3.3.2  归档的文件材料应字迹清晰、纸质优良；书写使用优质蓝黑墨水、档案专用墨水；严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水、彩色笔、复写纸和劣质纸张等书写材料；对不符合质量要求的档案材料，必须采取整改、补救措施，然后立卷、移交。

3.3.3  归档的文件材料，要按工作性质、时间或重要程度来整理；要注意文件材料的完整性；一个问题、一项工作、一次会议、一起事件形成的文件材料要作为一个系统和整体来组卷。

3.3.4  归档材料中，密不可分的排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，文件签发单、原稿在后；结论在前，依据性材料在后；文字在前，图表在后。

3.3.5  关于划分档案材料的保管期：（1）凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院和国家建设有永久利用价值的，应列为永久保管；（2）凡反映学院一般工作、活动的，较长时期有参考价值的，应列为长期保管；（3）凡在近期，短期内对学院工作有参考价值的，应列为短期保管。兼职档案员在确定材料保管期时，应征求本部门负责人的意见，结合《规范》要求加以确定。一般来说，应将同一保管期的材料独立组卷，实在难于分割的一个体系成卷的材料而保管期又不同的情况，应以最高级别保管期确定该卷保管期。

3.3.6  归档材料年代的划分：（1）对跨越年代的文件，如规划、计划，放在文件内容针对的第一年；（2）总结、报告放在内容针对的最后一年；（3）跨年度的请示、批复，放在批复年。

3.3.7  归档时，要把同一案卷的文件材料依“件”的顺序，各“件”从首页至末页（具有文字、图表的张页）按顺次的非装订线下角编制页码（只能用页码机或钢笔编写）。

3.3.8  归档时，要认真填写卷内目录，做到书写工整、格式正确，两页以上的要编写页号；初拟案卷标题（标题由作者、问题（内容）、文种三部分组成，文字要简明、概括，50字以内）；填写卷内备考表，除去文件材料上的金属物。

3.3.9  归档时，预立卷单位要填写案卷移交目录一式两份，在档案接收部门检查核实无误后，双方签字，一份随案卷移交，一份留在立卷单位存查。

3.4  归档时间

3.4.1  学院确定每年3－5月为归档时间。归档期间各立卷单位应将上一年本单位形成的文件材料全部清理，按要求立卷归档。

3.4.2  有关基建项目材料、科研完成的课题组材料，应在该项目通过鉴定验收后三个月内归档。

3.4.3  大型设备材料（含管理性材料、技术资料），在设备购回开箱验收投入使用三个月内归档。

3.4.4  会计报表、凭证、账簿等会计材料，在年终结算后，由财务部门保存两年，于第三年的3－5月份归档。

3.4.5  反映学院重大活动和工作的照片，在拍摄完成一月内整理归档。

3.4.6  本院有关领导及工作人员外出参加各种会议，携带回来有保存价值的会议材料，组织贯彻后，连同贯彻会议精神产生的学院文件材料，在2个月内归档。

3.4.7  反映学院重大活动、事件、会议、庆祝、友好往来、领导视察等产生的有纪念价值、凭证价值的实物，在活动结束一个月内归档。

第四章  档案的管理

4.1  学院档案按教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》、原国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和民航总局下发的档案管理有关规定的具体要求进行管理。

4.2  学院院部、各分院、公司、航站各设立档案全宗一个。各类档案编号由三部分组成：年度号+大类分类代号与二级类目代号+案卷顺序号（流水号），文件材料的归档范围是：

一、党群：DQ

11党务综合；

12纪检；

13组织；

14宣传教育；

15统战；

16工会；

17团委；

二、行政：XZ

11行政综合；

12人事；

13监察、审计；

14武装、保卫；

15总务；

16档案、图书；

三、外事：WS

四、教学：JX

11综合（含开学典礼材料）；

12学科与实验室建设（专业设置入此）；

13招生；

14学籍管理（学生成绩及奖惩入此）；

15课堂教学与教学实践（含飞行空中教学）；

16学位工作；

17毕业生工作（毕业生信息反馈入此）；

18教材（自编教材）；

19成人教育；

五、科研：KY

11综合；

12设备改进及设备方面新课题项目；

13教学改进及教学方面新课题项目；

14学术论文、学术报告、编研材料；

15技术经验总结；

16其它；

六、基建：JJ

11综合；

12教学、科研、实验室用房及设施；

13办公及附属用房；

14生活用房及设施；

15公用设施；

16机场及附属设施（含营运候机、航管、通信、气象、油料等设施）；

17商务用房及设施；

七、设备：SB

11综合；

12办公设备；

13教学设备；

14飞行器；

15仿真（模拟）设备；

16航管、通信、气象设备；

17医疗、卫生设备；

18宣传娱乐设备；

19生活福利设备；

20防火消防设备；

八、出版：CB

11综合（文件材料）；

12院报及教职工撰文所刊载的报纸；

13院刊及教职工撰文所刊载的刊物；

14院内编印的书籍；

15其它；

九、财会：CK

11综合；

12会计报表；

13会计账簿；

14会计凭证；

15工资清册（奖金、助学金入此）；

十、声像：SX

11照片

12录音带A

13录像带V

14幻灯片L

15磁盘RP

16影视胶片F

17缩放胶片M

18光盘RC

十一、航安：HA

11综合；

12飞行安全（含飞行事故材料）；

13空防安全；

14航行管制；

15飞行安全保障（含通信、气象等）

十二、产品：CP

十三．实物：SW

11奖旗；

12奖状（含证书、奖杯、奖牌）；

13奖品（含证章）；

14锦旗；

15礼品（含画匾）；

16字画题词；

17重要会议签到册；

4.3  档案管理部门（含分院、公司、航站档案室）要加快数字档案馆建设，逐步实现档案管理的数字化、现代化。

4.4  档案入库上架，应按年代、类别、保管期从上层到下层，从左至右依次排列。

4.5  档案库房应严格做到防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体；库房温、湿度要符合要求；室温应控制在15－25℃，相对温度控制在45－60%，并做好连续温、湿度记录；设备管理部门应为档案部门配备相应设备、设施，切实保障档案库藏的安全。

4.6  要做好档案的保密工作，对归档的案卷要按国家有关保密法规，划分密级档次，对密级档案重点管理；借阅人员未经批准，不得随意进入库房查找案卷，严格执行保密制度。

4.7  档案部门每年要对库藏档案进行一次清理核查，做到案卷与目录相符；对破损或载体变质的档案，要及时修补、复制；对遗失、损坏的档案要查明原因，并依据有关法规惩处。

第五章  档案的利用

5.1  档案工作的最终目的，是利用档案信息资源；学院各级档案部门应为领导决策，为教学、科研、训练、管理等项工作提供有价值的文件材料，进行多种形式的利用服务；并将产生社会效益和经济效益的典型事例进行登记、汇集。

5.2  为便于档案管理和利用，档案部门要编制适用的检索工具（包括人工检索和微机检索），制做案卷目录、卷内目录、全引目录、著录卡片、文号及档号对照检查表等检索工具。

5.3  档案部门应在做好基础工作的同时，组织力量进行档案编研工作，主动地提供档案信息利用。对编研成果突出的专、兼职档案人员予以适当的奖励。

5.4  要认真执行《飞行学院档案借查（阅）制度》；档案员与利用者要互相理解、协调、配合；共同办理有关手续；利用结束后及时归还。

第六章  档案的鉴定与销毁

6.1  档案鉴定工作由院或分院办公室、档案部门、保密部门和有关业务部门组成档案鉴定小组进行；鉴定小组的职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。

6.2  档案鉴定采取直接鉴定法，即对已到保管期的档案进行逐卷、逐件、逐页的审查；审查中要本着全面、历史、发展地考查其价值的原则，在调整保管期限时，要慎重地剔除其无保存价值的档案，从而优化库藏结构。

6.3  销毁档案，应造具清册；以主管院领导批准后，鉴定小组指定两人以上进行监销；批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字，并将清册立卷永久保存。未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。

第七章  附则

7.1  本规范自公布之日，生效执行。

7.2  原有关文件，与本规范发生矛盾的款项，以本规范为准。

7.3  凡违反本规范，造成严重不良后果者，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》的有关条款予以处罚。