中国民航飞行学院档案案卷质量标准

为使学院档案案卷质量规范化、标准化，根据中华人民共和国行业标准《档案著录标准》DA/T19-1999、《高等学校档案工作规范》对档案案卷质量的要求，结合学院具体情况，特制定本标准。

1  印制文件

为保证文件材料转化为档案后外观整齐，便于长期保存，学院各单位印制文件一律采用A4纸张。

2  书写笔墨

为利于文件材料的长期保存，书写文件采用钢笔、签字笔；墨水采用碳素、蓝黑墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸复写、纯蓝墨水。

3  案卷质量要求

3.1  学院各门类档案的质量总要求是：按《民航飞行学院档案工作规章制度汇编》《文件归档范围和保管期限规定》，各部门收集文件材料立卷；学院及各部门领导外出开会、学习带回的文件材料，兼职档案员要及时收集整理立卷。文件材料立卷遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的有机联系，准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，区别不同价值，便于保管和利用。

3.2  卷内文件排列。学院各立卷部门立卷按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结构性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后（图样按目录或图号排列）。

3.3  准确划分案卷保管期限。划分保管期限按《民航飞行学院档案工作规章制度汇编》各部门《文件归档范围和保管期限规定》划分。

3.4  案卷的完整。学各立卷部门在收集文件材料时，必须注意文件材料的完整性，即有请示，就有批复；有计划，就有总结；有结论，就有依据材料；有正件，就有定稿等。成套文件不缺页；文件材料纸张不符合16开及破损的要用16开纸裱糊、修补。

3.5  案卷厚薄及装订办法。

3.5.1  案卷组卷厚薄。案卷卷内文件一般不超过200页，同一问题文件数量较多，可分为数卷。

3.5.2  文件装订。卷内文件装订采用每“件”文件材料用缝纫机或用细线装订（装订前去掉金属物）。有8开纸报表采用“风琴式”折叠方法。

3.6  编写页码及加盖件号章。

3.6.1  编写页码。卷内文件排列组合好后，一“件”文件采用该文件的自然页码，有附件的文件，在正件后连续编页码，（后面有文字的，亦连号编写）。

3.6.2  加盖件号章。卷内文件组合排列好后，每一“件”文件的右上角加盖件号章，填写档号，件号。

3.7  拟写案卷题名。拟写案卷题名应包括责任者、内容、名称（文种）三要素。案卷题名应高度概括，简明确切，体式一致，字数不超过50个字；科研档案的案卷题名，可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。

3.8  填写卷内目录

3.8.1  序号。文件材料在卷内排列的“件”号。

3.8.2  文件编号。文件材料所编的字号，年度填写在[]号内，应照实录写。

3.8.3  责任者。形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。外来文件以公章名称填写责任者；学院及各部门文件填写文件拟稿部门名称（初级部门）；没有责任者的文件要考证清楚，及时补上；责任者有多个时，填写列居首位的责任者，立卷单位本身是责任者的，必须填写；合同、协议必须填写两个或两个以上责任者；责任者是个人时，填写个人姓名，在括号内注明本人身份（职务、职称）。

3.8.4  题名。填写文件标题，不得随意改动或简化文件标题，一般应照实录写。若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并加[]号。会议记录应概括出主要内容。

3.8.5  文件日期。文件材料落款时间，没有落款日期的及时考证补上。

3.8.6  页次。文件所在卷内起止页号。

3.9  卷内备考表

3.9.1  本卷情况说明。填写卷内文件材料若有不完整或缺页、破损、字迹不清楚以及圆珠笔书写等情况应该说明的问题都应据实填写。

3.9.2  立卷人。各部门的兼职档案员签字。

3.9.3  检查人。立卷部门负责人检查后签字。

3.9.4  立卷时间。统一填写移交部门时间。

4  填写档案卷盒

4.1  填写档号。按《高等学校档案实体分类法》规定填写档号。

4.2  填写档案馆（室）号。按民航总局确定馆（室）代号填写。

4.3  填写案卷题名。将所拟案卷题名书写在卷盒上，要求字迹工整，清晰整洁。

4.4  填写归档单位。填归档单位图章。

4.5  填写起止日期。卷内文件材料年度内最早至最晚的起止日期。

4.6  保管期限。按确定的保管期限加盖保管期限图章。

4.7  卷盒脊背填写。

4.7.1  档号。将档号书写在标签上，贴在脊背档号处。

4.7.2  归档单位。加盖归档单位图章。