中国民航飞行学院文件材料立卷工作程序

飞行学院档案立卷归档以处级部门为立卷单位，部门兼职档案员在次年3月将上年本部门形成的文件材料进行立卷，立卷应遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的有机联系，准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，区别不同价值，便于保管和利用。立卷工作流程如下：

1. 各部门将一年来日常工作中形成、积累的文件材料按《民航飞行学院档案工作规章制度汇编》中各部门《文件归档范围和保管期限规定》进行分类组卷。

2. 卷内文件材料排列。

学院各立卷部门立卷按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后（图样按目录或图号排列）。

3. 编写页码。

卷内文件排列组合好后，连续编页码（反面有文字的，亦连号编写）。

4. 拟写案卷题名。

拟写案卷题名应包括责任者、内容、名称（文种）三要素。案卷题名应高度概括，简明确切，体式一致，字数不超过50个字；科研档案的案卷题名，可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。

5. 填写卷内目录。

5.1 序号：文件材料在卷内排列的“件”号。

5.2 文件编号：文件材料所编的字号，年度填写在[ ]号内，应照实录写。

5.3 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。外来文件以公章名称填写责任者；学院及各部门文件填写文件拟稿部门名称(处级部门)；没有责任者的文件要考证清楚，及时补上；责任者有多个时，填写列居首位的责任者，立卷单位本身是责任者的，必须填写；合同、协议必须填写两个或两个以上责任者；责任者是个人时，填写个人姓名，在括号内注明本人身份（职务、职称）。

5.4 题名：填写文件标题，不得随意改动或简化文件标题，一般应照实录写。若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并加[ ]号。会议记录应概括出主要内容。

5.5 文件日期：文件材料落款日期，没有落款日期的及时考证补上。

5.6 页次。文件所在卷内起止页号。

6. 填写卷内备考表。

6.1 说明：填写卷内文件材料若有不完整或缺页、破损、字迹不清楚以及圆珠笔书写等情况应该说明的问题都应据实填写。

6.2 立卷人：各部门的兼职档案员签字。

6.3 检查人：立卷部门负责人检查后签字。

7. 去掉文件材料中所有金属物；小于A4纸和破损文件材料，一律用A4纸裱糊；大于A4纸的文件材料、图纸、报表一律折叠成A4大小“风琴式”。

8. 移交档案馆，办理移交手续。